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Büro- und Gewerberäumung DSGVO-konform abwickeln
Aktualisiert am 01.07.2024
Gewerbliche Räumungen bedeuten mehr als Möbel abtransportieren. IT, Akten und Branding müssen sicher entfernt werden, damit DSGVO und Markenrichtlinien eingehalten bleiben.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
- Alle Arbeitsplätze, Lagerflächen und Serverräume kartieren.
- Lizenzen, Mietobjekte (z. B. Kaffeemaschinen) und Leasingverträge erfassen.
- Priorisierte Liste erstellen: Was bleibt, was wird verkauft, was muss vernichtet werden?
Schritt 2: Daten- und Dokumentenschutz
| Aufgabe | Ziel | Nachweis |
|---|---|---|
| Hardware-Demontage | Server, Router, USVs sicher stilllegen | Übergabeprotokoll mit Seriennummern |
| Aktenvernichtung | DSGVO-konforme Shredder-Stufe P4–P7 | Zertifikat vom Entsorger |
| Software-Offboarding | Cloud-Accounts, Zugänge deaktivieren | Checkliste + Screenshot |
Tipp: Planen Sie einen „Blackout“-Zeitraum, in dem keine Mitarbeitenden mehr auf Systeme zugreifen, bevor die Hardware entfernt wird.
Schritt 3: Räumungslogistik
- Halteverbot und Liftreservierungen beantragen, damit schwere Safes oder Kopierer sicher transportiert werden können.
- Modular vorgehen: Erst Technikräume, dann Büroflächen, zum Schluss Lager und Showroom.
- Markenauftritte (Folierungen, Schilder) entfernen, um Vertragsstrafen wegen verspäteter Rückbaupflicht zu vermeiden.
Schritt 4: Übergabe und Reporting
- Besenreine Übergabe mit Fotoprotokoll und Schlüsselverzeichnis dokumentieren.
- Restmüllbelege, Wertausgleich und Arbeitszeiten sammeln – wichtig für Steuer und Insolvenzverwaltung.
- Ergebnisse in einer kurzen Executive Summary bündeln. So erhalten Geschäftsführung, Vermieter*in und Insolvenzverwaltung klare Fakten auf einen Blick.
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